Внешний директор по автоматизации бизнеса

Беру на себя автоматизацию вашего бизнеса

Определю, что стоит автоматизировать, предложу план и согласую с вами бюджет. Организую работу сотрудников и подрядчиков. После запуска проверим на ежедневных задачах команды, что изменилось и что ещё нужно исправить.

Обсудить задачу бизнеса Как это работает

Начать можно с одного процесса. На первом разговоре обсудим вашу задачу и используемые программы.

Можно начать с одной задачиНе обязательно сразу перестраивать всю компанию

Учитываю ваши программыСначала проверю возможности CRM и учётной системы

Проверяем работу после запускаВместе с сотрудниками, на их ежедневных задачах

Знакомая ситуация?

Чтобы получить отчёт, нужно собрать несколько таблиц

Сотрудники копируют одни и те же данные и проверяют их вручную

У каждого подрядчика свой участок. За общий результат отвечаете вы

Идей для автоматизации много. С чего начать, непонятно

Директор по автоматизации на аутсорсинге

Беру на себя руководство проектом

Вам не нужно заранее выбирать программу или писать техническое задание. Расскажите, что мешает работать. Я разберусь в причинах и предложу, что изменить.

01 / Приоритеты

Что стоит автоматизировать

Выясняю, где сотрудники тратят время на копирование, поиск и ожидание. Отделяю задачи, которым нужна автоматизация, от тех, где достаточно изменить порядок работы.

02 / Бюджет

Сколько потребуется денег и времени

До начала работ согласую с вами объём, стоимость и сроки. Объясню, зачем нужен каждый инструмент и за что платим подрядчикам.

03 / Команда

Кто сделает работу

Ставлю задачи сотрудникам и подрядчикам, согласую их действия и проверяю выполнение. Вы знаете, что уже сделано и где нужно ваше решение.

04 / Проверка

Как поймём, что всё работает

Вместе с сотрудниками проходим их ежедневные задачи. Проверяем, что данные приходят куда нужно и понятно, что делать, если возникнет ошибка.

Примеры из моей работы

Что можно перестать делать вручную

Три примера из моих проектов. Выберите задачу и посмотрите, что делает система.

Нажмите на блок, чтобы узнать, что происходит на этом шаге.

Не переносить файлы из писем и не переслушивать всю встречу

Почта и встречи → Google Drive → Кристи → задачи и календарь.

Задача: После встреч нужны итоги, а документы из писем должны оказаться в папке проекта. Вручную это переслушивание записей и перенос файлов.
Что сделал: Организовал расшифровку и краткие итоги встреч, сохранение материалов и вложений по проектам.
Что изменилось: Договорённости можно найти в тексте, документы в папке проекта. Важные детали проверяем по записи; неясный проект уточняем у человека.

Собирать данные в один отчёт и видеть, что ещё не проверено

Продажи, банк, себестоимость и правила расчёта → Google Cloud → Google Sheets → CFO кабинет.

Задача: Собрать данные для отчёта и проверить, хватает ли информации для расчёта показателей.
Что сделал: Организовал расчёт показателей в одном отчёте и проверки исходных данных.
Что изменилось: Руководитель видит, какие цифры проверены и что ещё нужно уточнить перед решением. Неполный расчёт не выглядит готовым ответом.

Не переписывать контакты из формы в CRM

Яндекс Директ → сайт → форма → Bitrix24 CRM → контроль обращения.

Задача: Сохранять обращения с моего сайта и не создавать дубль при повторной отправке.
Что сделал: Настроил передачу контакта, задачи и страницы обращения из формы в CRM. Повторная отправка с тем же номером обращения сохраняет одну карточку.
Что изменилось: Проверяем результат в карточке CRM: контакт, задача, страница и рекламные метки. Сохранённая заявка ещё не означает целевого клиента: задачу и готовность к внедрению выясняем в разговоре.

Схемы показывают устройство системы на примере наших проектов. Для вашей компании отдельно проверим программы, права доступа и нужные подключения. Важные выводы проверяет человек.

Что меняется

У изменений появляется общий план и руководитель

До начала работы договариваемся, что должно измениться. После внедрения проверяем результат на ежедневных задачах сотрудников.

До работы

Каждый отдел и подрядчик запускает свои изменения.
Для решения приходится собирать и сверять данные из разных мест.
Как устроена работа, знают отдельные сотрудники. Без них трудно разобраться.
Программа установлена, но непонятно, что стало лучше для бизнеса.

После внедрения

Есть согласованный план: что делаем сначала, кто отвечает и когда проверяем.
Нужные данные собраны вместе. Видно, что проверено, а что нужно уточнить.
Порядок работы описан. Команда знает свои действия и ответственных.
Сравниваем работу до и после: что больше не нужно делать вручную и что ещё мешает.

С чего начать

Сначала посчитаем, стоит ли это делать

Например, сотрудник переносит заявки из писем в таблицу. Узнаем, сколько заявок приходит и сколько времени уходит на каждую. Затем сравним эту работу со стоимостью автоматизации.

01Как часто приходится делать эту работу?
02Что команда сможет перестать делать вручную?
03Оправдает ли польза затраты?

Польза для бизнеса

Много пользы / просто внедритьНачинаем здесь

Много пользы / сложно внедритьДелим на этапы

Мало пользы / просто внедритьОставляем на потом

Мало пользы / сложно внедритьНе тратим ресурсы

Сложность внедрения

Порядок работы

Пять этапов: от задачи до работающего решения

Начинаем с того, как работает компания, а не с покупки программы. На каждом этапе понятно, что делаем и что должно получиться.

01
Диагностика
Обсуждаем задачу с вами и сотрудниками. Смотрим, где уходит время, что делают вручную и какие программы уже используются.
На выходе: список проблем и повторяющихся задач.
02
Выбор первой задачи
Сравниваем пользу, затраты, сложность и готовность команды. Выбираем, с чего имеет смысл начать.
На выходе: согласованный приоритет и способ проверить пользу.
03
Описание будущего процесса
Разбираем шаги, участников и движение данных. Определяем, что сделает система, а какие решения останутся за человеком. Согласуем объём, бюджет и сроки.
На выходе: понятная схема работы и задачи для внедрения.
04
Внедрение и проверка
Организую работу команды и подрядчиков. Сначала проверяем решение на ограниченном участке, вместе с сотрудниками. Исправляем ошибки до расширения.
На выходе: решение, проверенное на реальных рабочих задачах.
05
Закрепление результата
Объясняем команде новый порядок работы, описываем правила и назначаем ответственных. Сравниваем работу до и после, проверяем, что изменением действительно пользуются.
На выходе: правила работы, ответственные и согласованный контроль.

Как можем работать

Выберите, какая помощь нужна сейчас

01 / Если задача ещё неясна

Разобраться, с чего начать

Изучим, как работает команда, что приходится делать вручную и какие изменения имеют смысл.

Получите список задач и порядок их выполнения.

02 / Если нужна одна автоматизация

Реализовать конкретный проект

Например, связать сайт с CRM или автоматизировать согласование счетов. Я организую работу и проверку с сотрудниками.

Проверим готовое решение на ваших рабочих задачах.

03 / Если проектов несколько

Подключить внешнего директора

Буду вести общий план автоматизации, координировать подрядчиков и регулярно обсуждать с вами ход работ.

У проектов будет руководитель, а у вас информация о сроках, бюджете и результате.

Кому подходит

Нужен руководитель изменений, а не только настройка программы

Я беру на себя организацию работы. От вас нужны участие в ключевых решениях и возможность обсудить задачи с командой.

Подходит, если

Бизнес вырос, а в работе стало больше ручного переноса данных и согласований.
Нужно связать работу отделов, программ и подрядчиков.
Нужна помощь с выбором приоритетов и управлением внедрением. Начать можно с одного процесса.
Вы и команда готовы участвовать в проверке и менять порядок работы.

Не подходит, если

Нужен только программист по готовому техническому заданию, без управления проектом.
Решение уже выбрано и требуется только его установка.
Нет возможности обсудить работу с сотрудниками и получить нужные данные.
Ожидается результат без участия руководителей и изменения привычных действий.

Денис ТимошевскийВнешний директор по цифровой трансформации

Денис Тимошевский

Смотрю на автоматизацию глазами собственника

Для меня проект не заканчивается установленной программой. Важно, чтобы сотрудники умели с ней работать, а вы понимали, что изменилось и на что потрачен бюджет.

01Сохраняю привычные программы, если они справляются с задачей.
02Сначала убираем ненужные действия, затем автоматизируем оставшиеся.
03Обсуждаю с сотрудниками, как они будут работать после запуска.

Первый разговор

Расскажите, что мешает работать

Приведите один пример: что сотрудники делают вручную или чего вам приходится от них ждать. Подробное описание проекта пока не нужно.

01Уточним, кто участвует и где уходит время.
02Обсудим, какие ручные действия можно убрать.
03Договоримся, что нужно для оценки объёма работ.

С какого процесса начнём?

Опишите задачу и оставьте один удобный контакт. Свяжусь с вами, чтобы уточнить детали и следующий шаг.

До начала работы

Главные вопросы

Можно ли начать с одной задачи?

Да. Можно заняться только заявками с сайта, документами или одним отчётом. Объём работ согласуем заранее.

Придётся ли менять наши программы?

Не обязательно. Проверю, что можно сделать в вашей CRM и учётной системе. Новый инструмент предложу, только если он нужен для задачи, и объясню его стоимость.

Когда достаточно интегратора, а когда нужен директор?

Если задача уже описана и нужно настроить программу, может быть достаточно интегратора. Я подключаюсь, когда нужно выбрать приоритеты, согласовать бюджет и организовать работу нескольких людей или подрядчиков.

Как понять, что задача выполнена?

До начала работ согласуем конкретные признаки. Например, заявка попадает в CRM без ручного ввода, а ответственный видит её и может продолжить работу. Проверяем это вместе с сотрудниками.

Есть работа, которую давно хочется упростить?

Начнём с разговора о вашей компании. Программу и способ автоматизации выберем после того, как разберёмся в задаче.

Обсудить автоматизацию